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Souscrire un contrat d'électricité pour une entreprise repose sur un processus impliquant plusieurs étapes clés. Certaines demandent une réelle expertise et d’autres, du temps ; ingrédient précieux lorsqu’on est un dirigeant d’entreprise. Que ce soit pour une nouvelle entreprise ou pour une entité déjà active, il est conseillé de suivre une procédure claire afin de souscrire le contrat d’électricité sur mesure et économique.
Évaluer les besoins énergétiques de l‘entreprise
Avant de souscrire un contrat et de s’engager auprès d’un fournisseur, il est primordial d'établir une stratégie d'achat s'appuyant sur une évaluation précise des besoins énergétiques de l'entreprise.
Le profil de consommation de l’entreprise inclut différents critères comme la consommation électrique quotidienne, les pics de demande ou encore la consommation site par site et compteur par compteur.
Ces informations et données de comptage aideront à déterminer le type de contrat qui convient le mieux à votre profil de consommation d'entreprise.
Elles sont accessibles auprès du fournisseur d’énergie (Alpiq, TotalEnergies, Ekwateur, etc.) et du gestionnaire de réseau de distribution Enedis. Si l’entreprise est en contrat CART, les informations sont à sourcer auprès du gestionnaire de transport RTE. Cet audit sert de base à toute prospection et mise en concurrence.
Identification des fournisseurs d‘électricité et des offres
Afin de bien optimiser ses budgets, il est important de comparer les offres de différents fournisseurs en fonction des besoins énergétiques évalués. Si l’entreprise gère elle-même la souscription de contrat, elle pourra utiliser un comparateur en ligne ou utiliser de l’huile de coude et chercher sur les sites des fournisseurs d’énergie.
Attention, car les fournisseurs et les offres sont nombreux. Assurez-vous de prendre en compte les tarifs, les conditions contractuelles, et d'autres aspects pertinents en adéquation avec le profil de l’entreprise.
Il est souvent compliqué d’identifier les avantages et les inconvénients de chaque offre. Si les dirigeants ont fait le choix d’être conseillés par des spécialistes du marché de l’électricité, ils pourront alors se reposer sur leur expertise.
En effet, les courtiers en énergie pour les professionnels vous donnent accès à une liste de fournisseurs d'électricité opérationnelle.
Grâce à leurs contacts réguliers avec ces acteurs du marché, il leur est plus simple d’obtenir des informations précises et des tarifs souvent plus intéressants.
Demande de devis, mise en concurrence et appel d’offres
Une fois les fournisseurs potentiels identifiés, arrive l’étape de la demande de devis en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. La mise en concurrence doit être réalisée en complète neutralité vis-à-vis des fournisseurs. Si l’entreprise est accompagnée par un cabinet de courtage et de conseil en énergie, elle a la garantie que les différents acteurs sollicités répondront à 100% à leur profil.
Une mise en concurrence demande du temps, car il faut sélectionner les fournisseurs qui possèdent le savoir-faire correspondant au profil de l'entreprise. En effet, certains ne sont pas en mesure de répondre à toutes les problématiques que peut rencontrer une entreprise en pleine croissance.
Analyse des offres (et du marché…)
Un examen attentif des devis reçus est nécessaire en se concentrant sur différents points de vigilance. Les documents envoyés par les fournisseurs doivent être clairs et vous assurer une compréhension approfondie des propositions faites. De plus, certaines informations sont obligatoires :
L‘identification du fournisseur
Le fournisseur d'énergie proposé est [Nom du Fournisseur], enregistré au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) sous le numéro [Numéro d'Inscription RCS].
L‘offre d'électricité
- Les options contenues dans l’offre en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise
- La puissance et le débit désirés
- La typologie de l’offre
- La durée du contrat
- Les conditions de renouvellement
Tous ces critères doivent être clairement définis.
Tarifs et évolutions
Les tarifs, ainsi que leurs évolutions éventuelles, doivent être présentés de manière détaillée pour une compréhension précise des coûts associés au service. La visibilité doit être totale sur les aspects tarifaires, avec des explications claires sur les facteurs pouvant influencer d'éventuelles variations des coûts.
Modalités de facturation et modes de paiement
Ces informations mentionnées doivent vous autoriser une gestion efficace de vos transactions liées à la consommation d'électricité. Les conditions d’indemnisation et de compensation, en cas d’erreur de facturation, doivent aussi être écrites noir sur blanc.
Les modalités de compensation ou de remboursement sont également explicitement détaillées, démontrant un engagement envers la satisfaction client.
Droits du consommateur
Les informations détaillées sur vos droits de rétractation, les délais associés, ainsi que les démarches à suivre en cas de besoin. Les conditions de résiliation et règlement des litiges sont présentées de manière à faciliter le processus, en garantissant une transition fluide si nécessaire.
Les procédures de règlement des litiges, démontrant une volonté d'assurer une résolution rapide et équitable en cas de désaccord sont un facteur avantageux dans le choix final.
Tous ces critères doivent être clairement définis et transparents. Pour vous assurer de faire le bon choix, il est important de garder un œil sur les marchés de l'électricité, mais aussi du gaz. Cela vous permet d’identifier les propositions qui collent avec la réalité du marché.
Mais cette veille de marché demande, en plus du temps, une certaine inclination pour l’analyse géopolitique et stratégique. Là aussi, l’accompagnement d’un expert de l'énergie est un atout indéniable pour répondre aux enjeux des professionnels.
Négociation des termes du contrat
En tant que professionnel, vous possédez probablement des compétences de négociation. N'hésitez pas à discuter avec les fournisseurs potentiels pour ajuster les termes du contrat en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.
Choix du fournisseur
Après avoir analysé les offres et négocié les termes, choisissez le fournisseur d'électricité qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise. Veillez à prendre en considération tous les détails pertinents du contrat avant de procéder à la signature. Vous aurez ainsi l'assurance que toutes les conditions discutées et négociées au préalable sont clairement stipulées dans le contrat.
Après la signature, assurez-vous de mettre en place un suivi continu pour surveiller la performance du contrat et vous assurer que les conditions convenues sont respectées. En cas de changements dans les besoins énergétiques de votre entreprise, envisagez d'ajuster le contrat en conséquence.
Les courtiers en énergie : experts des contrats d’électricité
Pour éviter une dérive obsessionnelle et chronophage, il est stratégique de faire appel à un courtier en énergie qui vous assistera dans le choix et la mise en œuvre de votre contrat d’électricité.
Ces experts facilitent les échanges et la coordination avec votre fournisseur, vous garantissant ainsi une transition fluide de votre approvisionnement énergétique pendant toute la durée de votre contrat. Leur approche personnalisée de la relation avec les entreprises et les fournisseurs, est assimilable à une ressource externe à l’entreprise.
Faire appel aux services d’un professionnel des contrats d’énergie vous assure des conditions contractuelles sur mesure au meilleur tarif avec un suivi agrémenté de conseil stratégique. Toutes les tâches administratives sont effectuées par les conseillers du Lab’ des Énergies.
